기업 내 반복되는 업무 분배 과정을 자동화하면 팀의 효율성과 일관성을 높일 수 있습니다. 챗GPT와 Google Task를 연동하여 직원별 업무를 자동으로 분배하는 시스템을 구축하면, 수작업 없이도 즉각적인 할당이 가능합니다. 이 글에서는 업무 요청부터 분배까지의 전체 흐름을 자동화하는 구체적인 구현 방법을 안내합니다. 노코드 중심으로 설명하므로 비개발자도 쉽게 따라 할 수 있습니다.
1. 반복되는 업무 분배, 자동화할 수 있을까?
대부분의 팀은 반복적인 업무 분배 과정을 수작업으로 처리합니다. 예를 들어, 팀장이 메일이나 메시지로 업무 요청을 받고 담당자를 정해 Google Task에 입력하는 일이 매일 반복됩니다. 이 과정은 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라, 실수가 생길 가능성도 존재합니다. 특히 여러 업무가 동시에 들어오거나 긴급 요청이 있을 경우 우선순위가 뒤바뀌거나 담당자가 누락되는 문제도 종종 발생합니다. 이러한 문제를 해결할 수 있는 가장 효율적인 방법은 ‘업무 요청 → 분류 → 담당자 지정 → 업무 등록’의 흐름을 완전히 자동화하는 것입니다. 이를 위해 챗GPT를 업무 요청 분류 및 담당자 추천에 활용하고, Google Task를 통해 각 직원의 작업 리스트에 자동 등록하는 구조를 설계할 수 있습니다. 업무 요청은 이메일, 슬랙, 구글폼 등 다양한 경로를 통해 들어올 수 있으며, 이 입력값을 트리거 삼아 자동 흐름을 시작합니다.
2. 챗GPT + Google Task 자동화 구성 방법
시스템 구성은 아래와 같이 단계적으로 나눌 수 있습니다.
① 업무 요청 수집
Google Forms 또는 슬랙 메시지를 통해 업무 요청을 수집합니다. 예를 들어 ‘신규 배너 제작 요청’이라는 업무가 폼으로 제출되면, Zapier나 Make 등의 자동화 툴이 이를 감지합니다.
② 챗GPT를 통한 업무 분류 및 담당자 지정
수집된 업무 내용은 챗GPT로 전달되어 다음과 같은 작업이 이루어집니다.
- 업무 성격 분류 (디자인 / 마케팅 / 개발 등)
- 담당자 매칭 (사전 설정된 업무 규칙 또는 우선순위 기준)
- 마감 기한 추론 또는 지정
프롬프트는 다음과 같이 설계할 수 있습니다. “다음 업무 요청 내용을 기반으로 업무 분류, 우선순위, 담당자(홍길동/이영희/최민수 중 1명), 예상 소요시간을 표 형식으로 출력해줘.”
③ Google Task 등록 자동화
챗GPT가 추론한 결과를 JSON 형식으로 변환하여, Google Task API를 통해 각 담당자의 Task 리스트에 자동 등록합니다.예:
- 제목: [디자인] 신규 배너 제작
- 메모: 요청자: 김마케팅 / 예상 소요시간: 2시간
- 기한: 2025-07-21
- 태스크 리스트: 이영희(Task List ID)
이를 구현할 때는 Zapier의 Webhooks + Code by Zapier 기능 또는 Make에서 HTTP 모듈 + GPT 연동 모듈을 이용할 수 있습니다.
3. 확장 가능한 자동화: 태스크 모니터링과 보고까지
자동 분배 시스템을 구축한 이후에는 진행 상태 추적과 완료 보고 기능을 덧붙이는 것도 가능합니다. 예를 들어, 각 Google Task에 등록된 업무가 완료되면 자동으로 Slack이나 이메일로 보고가 이루어지도록 설정할 수 있습니다. 이때 Google Task의 완료 상태를 주기적으로 확인하고, 완료 시 챗GPT가 작성한 간단한 완료 보고 문구를 메시지로 전송하게 하면 됩니다. 또한 업무 누락 방지 기능도 추가할 수 있습니다. 일정 기간이 지나도 완료되지 않은 Task를 감지하여 챗GPT가 알림 메시지를 작성하고 팀장에게 리마인드 메일을 보낼 수 있습니다. 이러한 방식은 실질적으로 팀의 생산성을 높일 뿐 아니라, 관리자의 부담도 줄여주는 역할을 합니다. 추가적으로, Slack 또는 Notion과 연동하여 전체 업무 현황을 한눈에 보여주는 대시보드를 구성하면 더욱 유용하게 시스템을 운영할 수 있습니다. 챗GPT가 업무 태그별 통계를 요약해 주는 기능도 함께 연동할 수 있으므로, 업무 성과 관리까지 연계할 수 있습니다.
반복 업무 분배, 이제는 GPT에 맡기세요
챗GPT와 Google Task를 활용하면 단순한 업무 요청도 지능적으로 처리하고, 수작업 없이 자동으로 업무를 분배하는 시스템을 구축할 수 있습니다. 특히 중소기업이나 빠르게 성장 중인 팀에게 이 방식은 큰 효율성과 정확성을 가져다줍니다. 업무 분배에 들이는 시간을 줄이고, 담당자의 Task에 바로 반영되도록 만들면 전체 워크플로가 훨씬 유기적으로 흘러갑니다. 반복 업무를 자동화하는 것은 이제 선택이 아닌 필수이며, 챗GPT는 그 중심에 있는 도구입니다.