신입사원 온보딩은 회사마다 다르고, 직무에 따라 요구사항도 천차만별입니다. 반복적으로 매번 수작업으로 체크리스트를 만드는 것은 시간과 리소스를 낭비하게 됩니다. 이 글에서는 챗GPT를 활용하여 직무별·부서별 맞춤형 온보딩 체크리스트를 자동으로 생성하는 방법을 안내합니다.
1. 온보딩 체크리스트, 왜 자동화가 필요한가?
신입사원이 입사하면 가장 먼저 제공받게 되는 것이 **온보딩 체크리스트(Onboarding Checklist)**입니다. 여기에는 회사 시스템 등록, 장비 수령, 팀 소개, 교육 일정, 내부 문서 열람 등 필수 업무가 정리되어 있어야 합니다. 문제는 이 리스트가 회사 전체용으로는 부족하고, 직무별·팀별·경력 수준별로 다르게 구성돼야 한다는 점입니다. 예를 들어, 개발팀의 신입사원과 디자인팀의 신입사원은 첫 주에 해야 할 일이 완전히 다릅니다.
- 개발자: GitHub 권한 부여, CI/CD 파이프라인 이해, 코드베이스 읽기
- 디자이너: 디자인 시스템 열람, 피그마 권한 요청, 브랜드 가이드 숙지
이런 다양한 요구사항을 사람이 매번 엑셀이나 노션에서 복사 붙여 넣기 하여 수동으로 만드는 것은 비효율적입니다. 이때 챗GPT를 활용하면, 템플릿 기반이 아닌 진짜 “맞춤형 체크리스트”를 자동으로 생성할 수 있습니다. 즉, 챗GPT에게 다음과 같은 정보를 입력하면 됩니다.
- 부서: 디자인팀
- 직무: UX 디자이너
- 근무 형태: 재택
- 입사자 경험 수준: 신입
이 정보를 바탕으로 챗GPT는 적절한 온보딩 항목을 추론하고, 마치 HR 매니저처럼 항목을 나열하게 됩니다. 이 과정은 API로 자동화할 수 있기 때문에, 입사자 입력 → 즉시 체크리스트 생성 → 공유까지 모두 자동화가 가능합니다.
2. 프롬프트 설계로 체크리스트 품질 높이기
챗GPT에게 온보딩 체크리스트 생성을 요청할 때는, 단순히 “체크리스트 만들어줘”라고만 하면 원하는 수준의 결과를 얻기 어렵습니다. 체크리스트의 정확도와 실제 활용 가능성을 높이기 위해서는 프롬프트를 세심하게 설계해야 합니다. 다음은 실전에서 사용 가능한 프롬프트 예시입니다:
너는 HR 매니저야. 아래 정보를 바탕으로 신입사원 온보딩 체크리스트를 만들어줘. \
- 부서: 마케팅팀
- 직무: 콘텐츠 마케터
- 입사자 수준: 경력직
- 근무 형태: 하이브리드
- 체크리스트는 '입사 전', '첫날', '첫 주', '첫 달' 4단계로 나눠줘.
- 각 항목에는 체크박스를 포함한 문장으로 작성해 줘.
이처럼 프롬프트에 단계별 구분, 문체 스타일, 직무 정보, 근무 조건 등을 포함하면 챗GPT는 훨씬 더 현실감 있는 결과를 제공합니다. 특히 직무별 전문 용어나 툴(예: 슬랙, 지라, 컨플루언스 등)도 자동으로 반영할 수 있어 기존 템플릿보다 훨씬 유용합니다. 또한 프롬프트에 다음과 같은 옵션을 추가하면 더 체계적인 결과를 얻을 수 있습니다:
- 항목 수 제한: “각 단계당 5개 이내로 구성해 줘.”
- 형식 제어: “마크다운 형식으로 출력해 줘.”
- 파일 변환: “CSV 형식으로 변환 가능한 구조로 출력해줘.”
이렇게 구성된 프롬프트를 자동화 시스템에 넣으면, 입력만 바꿔가며 수십 명의 입사자에게 맞는 체크리스트를 순식간에 생성할 수 있습니다.
3. 자동화 구성: 온보딩 체크리스트 생성 워크플로우
챗GPT를 이용한 온보딩 체크리스트 자동화는 단순히 글자 생성에 그치지 않습니다. 전체 흐름을 자동화하면, HR팀이 직접 생성할 필요 없이 신입사원이 정보를 입력하는 순간 자동 생성 → 전달 → 공유까지 이어지게 됩니다. 다음은 추천 자동화 흐름입니다.
- 입력 폼 생성 (Google Form, Typeform 등) : 신입사원이 부서/직무/근무형태 등을 입력할 수 있도록 간단한 입력 폼을 구성합니다.
- 챗GPT API 연결 (via Make, Zapier, 자체 서버) : 입력된 정보는 프롬프트에 자동 삽입되어 챗GPT API를 호출합니다.
- 출력 결과 저장 및 전달 : 생성된 체크리스트는 PDF, 구글 문서, 노션 페이지 등으로 자동 변환하여 전달됩니다. 이 과정에서 이력 관리도 함께 가능하도록 데이터베이스(Airtable, Google Sheets 등)에도 저장합니다.
- 반복성 구조화 : 이 과정을 템플릿으로 만들어놓으면, 앞으로 입사하는 모든 직원에게 동일한 자동화 시스템을 제공할 수 있습니다. 특히 대기업이나 빠르게 성장하는 스타트업에서 매우 유용하게 쓰입니다.
이 자동화 시스템은 단순한 편의를 넘어서, HR 운영의 질을 높이고 입사자 경험을 개선하는 핵심 도구가 됩니다. 매번 수작업으로 하던 일들을 자동화하면 HR팀의 시간은 전략적 업무로 전환되고, 입사자도 더 신속하게 적응할 수 있습니다.
챗GPT와 함께하는 온보딩 자동화, 이제는 필수
신입사원 온보딩은 반복적이지만, 결코 대충 넘길 수 없는 중요한 과정입니다. 챗GPT를 활용하면 직무, 부서, 근무 조건에 따라 달라지는 온보딩 체크리스트를 자동으로 생성할 수 있으며, 이 과정을 API와 함께 자동화하면 조직 전체의 효율성이 크게 향상됩니다. 이제는 템플릿 복사 시대를 넘어, ‘맞춤형’ 온보딩 체크리스트를 실시간으로 제공하는 시대입니다. 챗GPT와 함께 온보딩의 수준을 한 단계 끌어올려 보세요.