보도자료는 기업의 중요한 메시지를 외부에 공식적으로 전달하는 수단입니다. 하지만 매번 빠르게 바뀌는 소식에 맞춰 일관된 형식과 전략적 문장을 작성하는 것은 쉽지 않습니다. 이 글에서는 챗GPT를 활용하여 PR 보도자료를 자동으로 생성하고, 효율적으로 관리하는 방법을 구체적으로 소개합니다.
1. 보도자료 작성의 어려움과 챗GPT의 필요성
보도자료는 단순한 문서가 아니라 기업의 목소리입니다. 제품 출시, 조직 개편, 투자 유치, 파트너십 체결 등 다양한 이슈를 담아 언론에 제공되며, 이는 고객과 시장의 인식을 직접적으로 바꾸는 역할을 합니다. 그러나 보도자료 작성을 담당하는 실무자들은 다음과 같은 문제를 자주 겪습니다.
- 사건은 벌어졌는데, 보도자료를 쓸 시간이 부족함
- 다양한 포맷이 섞여 있어 일관성 유지가 어렵고 브랜드 정체성이 모호해짐
- 기자 입장에서 매력적이지 않은 문장을 자주 사용하게 됨
- 팀원이 바뀔 때마다 스타일이 달라져서 외부 커뮤니케이션의 품질이 흔들림
챗GPT는 이러한 어려움을 해결해 주는 강력한 파트너입니다. 입력값만 정리해 두면, 정해진 톤과 구조에 따라 빠르고 일관성 있게 PR 문서를 생성해 줍니다. 특히 반복적으로 작성해야 하는 보도자료 유형(예: 출시 공지, 수상 발표, 채용 확대 등)은 챗GPT와 함께 템플릿을 정리해 두면 반자동화까지 가능해집니다.
2. 챗GPT로 보도자료 생성기를 구성하는 실전 방식
챗GPT를 보도자료 자동화에 활용하려면 우선적으로 ‘입력 정보 구조화’와 ‘출력 포맷 고정’이라는 두 가지 원칙을 따라야 합니다.
1) 기본 정보 입력
챗GPT에게 전달할 데이터는 다음과 같이 구성할 수 있습니다:
- 제목: 간결하게 핵심 내용 요약
- 발표일자: 보도자료용 기준 날짜
- 핵심 메시지: 1~2줄로 요약된 이슈
- 상세 내용: 배경, 맥락, 수치 데이터
- 주요 인용: 관계자 발언 또는 임원 코멘트
- 회사 정보: 회사 소개 및 미디어 연락처
예시 프롬프트:
“다음 정보를 바탕으로 보도자료를 작성해줘.
- 주제: 자사 AI 서비스 ‘챗웨이브’ 2.0 버전 출시
- 주요 기능: 음성 인식 속도 향상, 업무 보고 자동화 기능 추가
- 발표일: 2025년 6월 5일
- 인용문: CTO 김연수, ‘이번 업데이트는 사용자 생산성을 획기적으로 향상할 것입니다.’
- 회사 소개: 챗웨이브는 대화형 AI 기반 업무 도우미 플랫폼을 개발하는 스타트업입니다."
2) 출력 포맷 고정하기
챗GPT는 출력 텍스트를 일정한 구조로 생성하도록 유도할 수 있습니다:
- 제목
- 부제목
- 본문 1: 개요 (무슨 일이 있었는가?)
- 본문 2: 기능 또는 사건 상세 설명
- 본문 3: 인용문 포함 핵심 메시지 강조
- 본문 4: 향후 계획 또는 기대 효과
- 회사 소개 및 연락처
이와 같은 구조로 생성된 문서는 언론 배포용 포맷에 적합하며, 간단한 수정을 거쳐 바로 활용할 수 있습니다.
3) 톤과 스타일 지정 가능
보도자료는 공식적이고 객관적인 톤을 기본으로 하지만, 챗GPT에게 다음과 같은 스타일 조건을 추가하면 더욱 전략적인 결과를 얻을 수 있습니다:
- “객관적이고 보도용 기사 스타일로 써줘.”
- “긍정적인 어휘를 중심으로, 전문성과 신뢰감을 주는 문장 구성으로 정리해 줘.”
- “외부 기자가 그대로 인용해도 어색하지 않도록 포멀 한 톤 유지해 줘.”
4) 반복 작성 자동화 루틴 구성
- 주 1회 이상 주요 업데이트 수집
- 각 항목별 내용을 챗GPT에 입력해 자동 초안 생성
- 초안은 Notion, Google Docs에 자동 저장
- 담당자가 최종 확인 후 이메일, PR 뉴스 플랫폼, 기자 배포
3. 실무에서 활용하는 챗GPT 보도자료 자동화 전략
실제로 챗GPT를 활용하면 다음과 같은 방식으로 PR 업무의 품질과 속도를 높일 수 있습니다.
1) 제품 업데이트 정기 보도자료 자동화
- “이번 달 업데이트 요약을 바탕으로 보도자료 초안 작성해 줘.”
- “앱 이용률 통계와 사용자 피드백을 참고해 개선 포인트 중심으로 써줘.”
- → 매달 반복되는 작업을 템플릿 화하여 팀 부담 최소화 가능
2) 수상, 행사, 투자 유치 등 단발성 이슈 대응
- 투자자, 기자에게 전달할 ‘간결하고 강력한 문장’을 빠르게 생성
- “아래 내용을 기사 제목처럼 눈에 띄게 정리해 줘” 요청으로 헤드라인 제안 가능
- 챗GPT를 ‘헤드카피 전문가’처럼 활용 가능
3) 보도자료 + SNS 콘텐츠 동시 생성
- “이 보도자료 내용을 인스타그램용 요약 문장으로 바꿔줘”
- “블로그용 기사로 재작성해줘. 제목은 SEO 키워드 포함해서 정리해 줘.”
- → 같은 정보를 다양한 콘텐츠 포맷으로 변환 가능
4) 사내 커뮤니케이션 콘텐츠로 확장
- “이번 보도자료 내용을 임직원 대상 이메일 공지용 문장으로 요약해 줘”
- “인사팀 전달용 슬랙 메시지 형식으로 간결하게 정리해 줘”
- → 내부 커뮤니케이션까지 통합 자동화 가능
챗GPT는 효율적인 PR 어시스턴트
보도자료는 타이밍과 일관성이 핵심입니다. 하지만 사람의 손만으로 이를 매번 빠르게 처리하는 데는 한계가 있습니다. 챗GPT는 기업의 메시지를 구조화하고, 미디어 친화적인 언어로 빠르게 재구성해주는 전략적 도구입니다. 반복적인 PR 업무에 시간을 빼앗기지 마세요. 챗GPT를 통해 빠르고 정확하게, 그리고 더 전략적으로 메시지를 전달할 수 있습니다.