MS Teams를 통해 반복적으로 주고받는 업무 메시지, 이제는 챗GPT와 연동해 자동화할 수 있습니다. 자주 쓰는 응답을 템플릿으로 만들어두고, 챗GPT가 문맥에 맞게 자동 작성해 주는 시스템을 구축할 수 있습니다. 이 글에서는 실제 사용 예시와 함께 자동화 흐름을 단계별로 소개합니다.
1. 반복되는 메시지, 자동으로 처리하기
기업이나 팀 단위의 협업에서 MS Teams는 일상적인 커뮤니케이션 툴로 자리 잡았습니다. 하지만 빈번하게 사용되는 메시지들—예를 들어 “회의 링크 공유 부탁드립니다”, “자료 검토 후 회신드리겠습니다”, “업무 진행 상황 알려주세요”와 같은 문구들은 매번 수동으로 작성하기에 비효율적입니다. 특히 여러 프로젝트를 동시에 관리하는 팀원이나 매니저 입장에서는 동일한 답변을 수십 번씩 반복해야 하는 상황도 발생합니다. 바로 이 지점에서 ‘챗GPT + MS Teams’ 연동 자동화가 유용하게 작동합니다. 챗GPT는 상황에 따라 유연하게 언어를 구성할 수 있는 AI입니다. 미리 등록해 둔 문장 패턴이나 응답 스타일을 기반으로, 챗GPT가 특정 키워드나 질문에 반응해 자연스럽고 매끄러운 응답을 생성할 수 있습니다. 예를 들어 “이번 주 마감 일정 알려주세요”라는 질문이 들어오면, GPT가 자동으로 “이번 주 프로젝트 A는 수요일, 프로젝트 B는 금요일까지 마감입니다”라는 메시지를 생성해 바로 답변할 수 있도록 설정할 수 있습니다. 이렇게 반복적인 커뮤니케이션을 자동화하면, 팀 전체의 커뮤니케이션 피로도는 줄어들고 더 중요한 업무에 집중할 수 있는 여유가 생깁니다.
2. 챗GPT와 MS Teams 연동하기
챗GPT와 MS Teams를 직접 연결하려면, 중간에 자동화 플랫폼을 활용하는 것이 효율적입니다. 대표적으로 Power Automate나 Zapier, Make.com과 같은 툴이 여기에 사용됩니다. 예를 들어 Power Automate를 활용하면 MS Teams 채널 내 특정 키워드가 포함된 메시지를 트리거로 설정해, 해당 트리거가 발생했을 때 챗GPT API에 메시지를 보내 응답을 받아오는 방식으로 구성할 수 있습니다. 기본적인 자동화 흐름은 다음과 같습니다:
- Trigger: MS Teams 채널에서 메시지 수신 → 키워드 포함 여부 확인
- Action: 키워드가 특정 조건과 일치하면 챗GPT API 호출
- Response: 챗GPT가 작성한 메시지를 해당 Teams 채널에 자동 응답으로 전송
예를 들어 “자료 요약 부탁드립니다”라는 메시지가 오면, 해당 메시지를 GPT에 넘겨서 요약본을 받아오고, 이를 그대로 팀 채널에 전송하는 식의 자동 응답이 가능해집니다. 여기에 더해 특정 업무 템플릿(예: 회의 일정 회신, 고객 응대 기본 문구, 사후 보고서 초안 등)을 사전에 학습시켜 두면, GPT가 더 정교하게 반응할 수 있습니다. 이 자동화 구조는 반복 업무를 줄이는 데 매우 효과적이며, 팀 내부의 정보 흐름을 매끄럽게 유지할 수 있도록 돕습니다.
3. 자동화 템플릿 구성한는 법
챗GPT를 활용한 응답 자동화 시스템의 핵심은 바로 **‘프롬프트 디자인’**과 **‘응답 포맷의 일관성’**입니다. 우선 반복적으로 사용되는 메시지를 분석해 카테고리별로 정리하고, 이에 해당하는 프롬프트를 설계합니다. 예를 들어 다음과 같은 카테고리가 있을 수 있습니다:
- 회의 일정 관련 응답
- 자료 요청 및 검토 응답
- 고객 문의 대응 문구
- 업무 지시 및 피드백 응답
- 프로젝트 진행 상황 알림
각각의 카테고리에 대해, GPT가 어떤 식으로 응답해야 할지를 미리 정의하고 그에 맞는 샘플 응답을 템플릿화합니다. 이후에는 이 템플릿을 파라미터 형식으로 GPT에게 전달하여, 메시지 내용을 실제 문맥에 맞게 변환하도록 설정합니다. 예를 들어:
프롬프트: "다음과 같은 질문이 들어오면, 정중하고 간결한 문장으로 응답해주세요. 질문: [팀 프로젝트 마감일이 언제인가요?]"
이러한 프롬프트가 사전 정의되어 있으면, GPT는 적절한 응답 문장을 자동으로 생성해줍니다. 여기서 중요한 것은 팀의 커뮤니케이션 톤을 유지하면서, 실질적인 정보 전달까지 일관성 있게 자동화하는 것입니다. 실무에서는 이러한 자동 템플릿이 쌓일수록 커뮤니케이션 품질이 표준화되고, 팀 내 답변 속도 또한 눈에 띄게 빨라지는 효과를 얻을 수 있습니다.
반복 메시지를 똑똑하게 줄이는 방법
챗GPT + MS Teams의 조합은 단순한 자동응답을 넘어서, 스마트한 커뮤니케이션 파트너가 될 수 있습니다. 반복적인 응답 업무에 GPT를 활용하면 단순히 시간을 절약하는 것 이상으로, 팀 전체의 협업 효율을 끌어올릴 수 있습니다. 특히 정형화된 템플릿과 프롬프트를 기반으로 설계된 자동화는 정보 누락을 줄이고, 명확하고 빠른 커뮤니케이션 문화를 정착시키는 데 큰 도움이 됩니다. 이제는 매일 아침 "오늘 회의 뭐 있나요?" 같은 질문에도, GPT가 친절하고 빠르게 응답해 주는 팀 환경을 만들 수 있습니다.